従業員を採用したら必ず行わなければならないのが入社手続きです。採用後に従業員がスムーズに業務に就けるようにするためにも、担当者は漏れなく手続きを進める必要があります。しかし、入社手続きにはやるべきことが多く、忙しい業務のなかで進めていると漏れが出やすいものです。そこで、この記事では会社側が行う主な入社手続きを入社前に行うことと入社後に行うことに分けてまとめています。担当者は参考にしてください。
入社前に行う手続き
入社前に行うことは、主に、書類の準備、新入社員が働く環境の整備、法定三帳簿の作成です。入社とともに提出してもらいたい書類を用意し、会社側だけでできる手続きなどを進めておきます。
書類の準備
一般的に会社側が入社前に用意しておくべき書類は下記の通りです。
採用通知書（内定通知書）
雇用を承諾することを証明する書類です。ただし、書類の交付は必須ではなく、電話やメールなどで採用や内定を出す旨を伝える企業もあります。
入社承諾書と誓約書、情報保護に関する誓約書
会社が定めたルールを遵守するという従業員の誓約を取る書類です。従業員に内容を確認のうえ、署名や捺印をしてもらいます。
雇用契約書や労働条件通知書
雇用契約書は従業員と会社で結ぶ労働契約への同意書、労働条件通知書は労働条件を従業員に通知するための書類です。どちらの書類も業務内容や賃金、契約期間など雇用に関わる契約内容について記載します。雇用契約書の交付は必須ではありませんが、労働条件通知書は交付が義務です。また、雇用契約書は会社と従業員の間で結ぶ契約書であるため双方の署名や記名押印が必要となる一方、労働条件通知書は会社が従業員に労働条件を通知する書類であるため、署名などをするのは会社側だけとなります。
そのほか
ほかにも、扶養控除申告書や「健康保険被扶養者（異動）届」、通勤交通費申請書なども必要に応じて事前に準備しておくと入社後の手続きがスムーズになります。
新入社員が働く環境の整備
業務を行うにあたり必須となる備品などは事前に準備しておきましょう。たとえば、デスクやイス、事務用品などです。パソコンを用意する際にはネット環境の整備やメールアドレスの登録なども併せて行っておかなければなりません。そのほか、名刺や社員証なども必要に応じて用意しておくとよいでしょう。
法定三帳簿の作成
法定三帳簿とは労働者名簿、賃金台帳、出勤簿のことです。この3つの帳簿は一定期間保存することが労働基準法で義務付けられているため、忘れずに作成しなければなりません。
入社後に行う手続き
入社したら各種保険や税金の手続きを忘れずに行いましょう。期限がある手続きもあるため、従業員の入社後迅速に進める必要があります。
社会保険の加入手続き
社会保険の適用対象となっている事業所は健康保険や厚生年金保険への加入手続きを行わなければなりません。入社時に従業員本人に提出してもらった書類から本人の基本情報や基礎年金番号を確認の上、「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を作成し、年金事務所で申請しましょう。扶養家族を持つ従業員の健康保険の加入手続きでは、入社時に本人に記入してもらう「健康保険被扶養者（異動）届」の添付も必要です。被扶養配偶者がいる従業員については「国民年金第3号被保険者届」の提出が求められます。ちなみに、社会保険の加入手続きの期限は従業員が入社した日から5日以内です。
雇用保険の加入手続き
雇用保険の対象となる従業員が入社する場合には雇用保険の加入手続きを行います。入社時に従業員本人に提出してもらった書類から雇用保険被保険者番号を確認し、「雇用保険被保険者資格取得届」を作成して、ハローワークに提出します。雇用保険の手続きの期限は従業員が入社した月の翌月10日までです。
税金の手続き
会社が手続きを行う税金は所得税と住民税です。
所得税
入社前に用意した「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」へ従業員に必要事項を記載してもらい、その情報をもとに源泉徴収簿を作成します。入社する従業員が同年に別の会社に勤務していた場合には前職の「給与所得等の源泉徴収票」の提出を従業員から受けておきましょう。
住民税
従業員が入社を機に納付方法を普通徴収から特別徴収へと切り替える場合、会社が「普通徴収から特別徴収への切替申請書」を市区町村役場に提出しなければなりません。一方、転職などで入社後も変わらず特別徴収を継続する場合、会社が市区町村役場へ提出するのは「特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」です。
入社手続きを漏れなく行うための方法とは
ここまでで紹介した通り、会社側が行わなければならない入社手続きは、従業員が入社する前から実際に入社した後までさまざまあります。ほかの業務と並行して入社手続きを進めていたり複数の新入社員がいたりすると、手続きに漏れが生じやすいため十分な注意が必要です。特に、手続きの進捗状況が異なる複数の従業員の入社手続きを同時期に行わなければならない場合、しっかり管理しておかないと手続きが漏れやすくなります。必要な手続きを漏れることなく忘れずに行うためには、チェックリストの作成が有効です。ここまでで紹介した手続きの項目を参考にしながら、自社で必要な入社手続きの項目をリスト化し、やり終えたものから順にチェックできるようにしておきましょう。チェックリストがあれば、入社手続きの内容や進捗状況を担当者以外も把握できるようになります。
入社手続きはチェックリストを活用して漏れや遅れを出さないようにすることが大切！
入社手続きは、新たに入社する従業員の働く環境の整備から書類の用意、保険や税金の申請まで幅広くあります。義務化されている手続きはもちろんのこと、義務化されていないものでも従業員がスムーズに業務に就くためには大切なことも多いため、手続きに漏れや遅れを出さないように十分な注意が必要です。後で慌てないためにも、チェックリストなどを上手に活用して着実に手続きを進めていきましょう。
